İletişim Formu Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında veri sorumlusu TIBA A.Ş.'dir.

Adres: İnönü Caddesi İzmen Sitesi No:6 A-2 Blok Kat:12 Daire: 53, 34387 Şişli/İstanbul. E-posta: info@tibaadvisory.com.

2. İşlenen kişisel veriler

• Kimlik ve iletişim verileri: ad, soyad ve e-posta adresi.
• Mesleki ve kurumsal veriler: çalışılan kurum ve ilgilenilen hizmet alanı.
• Talep verileri: mesaj içeriği, planlanan işlem ve kullanıcı tarafından gönüllü olarak paylaşılan diğer bilgiler.
• İşlem güvenliği verileri: gönderim zamanı, sayfa dili, kaynak sayfa, spam ve kötüye kullanımın önlenmesi için gereken sınırlı teknik kayıtlar.

3. İşleme amaçları

• Talebi almak, doğrulamak ve yanıtlamak.
• İhtiyacı ön değerlendirmeye tabi tutmak ve uygun TIBA çalışma alanını belirlemek.
• Talep sahibinin istediği ölçüde görüşme, teklif veya sözleşme öncesi adımları yürütmek.
• İletişim kayıtlarını, bilgi güvenliğini ve internet sitesi güvenliğini yönetmek.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ile hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.

4. Hukuki sebepler

Veriler; KVKK m.5/2(c) uyarınca ilgili kişinin talebi üzerine bir sözleşmenin kurulması öncesindeki adımların atılması veya sözleşmenin ifasıyla doğrudan ilgili olması, m.5/2(f) uyarınca temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz, m.5/2(e) uyarınca bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve uygulanabildiği ölçüde m.5/2(ç) uyarınca hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi sebeplerine dayanılarak işlenir.

Temel iletişim formunun yanıtlanması açık rızaya dayandırılmaz. Pazarlama veya ticari elektronik ileti gönderimi için gerekli olduğu durumda ayrıca ve bağımsız bir izin alınır.

5. Toplama yöntemi

Kişisel veriler, internet sitesindeki formun doldurulması ve gönderilmesiyle elektronik ortamda, kısmen veya tamamen otomatik yollarla elde edilir. Form gönderimi TIBA'nın Google Workspace e-posta altyapısına güvenli bir sunucu bağlantısı üzerinden iletilir.

6. Verilerin aktarılması

Veriler; yalnızca amaçla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde TIBA bünyesindeki yetkili kişilerle, internet sitesi barındırma, güvenlik ve e-posta hizmeti sağlayıcılarıyla, talebin niteliğine göre gizlilik yükümlülüğü altındaki bağımsız lisanslı profesyonellerle ve kanunen yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılabilir.

Yurt dışındaki hizmet sağlayıcılara erişim veya aktarım söz konusu olduğunda KVKK m.9 kapsamındaki yeterlilik kararı, uygun güvence (standart sözleşme dahil) veya uygulanabilir diğer hukuki aktarım mekanizması esas alınır. Aktarım, veri minimizasyonu ve gerekli teknik/idari tedbirlerle sınırlandırılır.

7. Saklama süresi

Bir müşteri ilişkisi kurulmazsa başvuru kayıtları, son anlamlı iletişimden itibaren kural olarak en fazla iki yıl saklanır. Bir sözleşme veya hukuki süreç doğarsa ilgili kayıtlar, sözleşmesel ve kanuni saklama süreleri ile zamanaşımı süreleri boyunca muhafaza edilebilir. Güvenlik kayıtları, bir olayın incelenmesi gerekmedikçe kural olarak on iki ayı aşmayacak şekilde tutulur.

8. İlgili kişinin hakları

KVKK m.11 kapsamındaki taleplerinizi info@tibaadvisory.com adresine, daha önce TIBA'ya bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden veya ıslak imzalı olarak yukarıdaki posta adresine iletebilirsiniz. Başvuru yöntemleri ve zorunlu bilgiler için KVKK İlgili Kişi Başvuru Usulü ve Formu'na bakınız.

9. Özel nitelikli veriler

İletişim formuna sağlık bilgisi, biyometrik veya genetik veri, ceza mahkumiyeti bilgisi, siyasi düşünce, dini inanç ya da diğer özel nitelikli kişisel verilerin yazılmamasını rica ederiz. Hizmetin niteliği gereği böyle bir bilgiye ihtiyaç duyulursa ayrı, güvenli ve hukuka uygun bir süreç kullanılır.

1. Data controller

TIBA A.Ş. is the data controller under Turkish Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK).

Address: İnönü Caddesi İzmen Sitesi No:6 A-2 Blok Kat:12 Daire: 53, 34387 Şişli/İstanbul. Email: info@tibaadvisory.com.

2. Personal data processed

• Identity and contact data: name, surname and email address.
• Professional and organisational data: organisation and service area of interest.
• Enquiry data: message content, the proposed matter and other information voluntarily provided.
• Transaction-security data: submission time, page language, source page and limited technical records needed to prevent spam and misuse.

3. Purposes

• Receiving, validating and responding to the enquiry.
• Conducting an initial needs assessment and identifying the relevant TIBA workstream.
• Taking meeting, proposal or pre-contract steps requested by the enquirer.
• Managing communication records, information security and website security.
• Establishing, exercising or protecting legal rights and complying with legal obligations.

4. Legal grounds

Processing is based, as applicable, on KVKK Article 5/2(c) for steps requested by the data subject before entering into a contract or performance of a contract; Article 5/2(f) for our legitimate interests, provided fundamental rights and freedoms are not harmed; Article 5/2(e) for establishing, exercising or protecting a right; and Article 5/2(ç) for compliance with legal obligations.

Responding to a basic enquiry is not based on explicit consent. Where permission is legally required for marketing or commercial electronic messages, it will be requested separately and independently.

5. Collection method

Data is collected electronically, by partly or wholly automated means, when the form is completed and submitted. The submission is delivered over a secure server connection to TIBA's Google Workspace email environment.

6. Disclosures and international transfers

Data may be disclosed, only where necessary and proportionate, to authorised TIBA personnel, website hosting, security and email service providers, independent licensed professionals subject to confidentiality where the enquiry requires their input, and legally authorised public bodies.

Where access or transfer to an overseas service provider occurs, TIBA relies on an applicable Article 9 mechanism, such as an adequacy decision, appropriate safeguards including standard contracts, or another lawful transfer mechanism. Transfers are limited through data minimisation and appropriate technical and organisational measures.

7. Retention

If no client relationship is established, enquiry records are ordinarily retained for no more than two years after the last meaningful contact. If a contract or legal matter arises, relevant records may be kept for statutory, contractual and limitation periods. Security records are ordinarily kept for no more than twelve months unless an incident requires further investigation.

8. Your rights

You may exercise your rights under KVKK Article 11 by writing to info@tibaadvisory.com from an email address previously notified to and recorded by TIBA, or by sending a signed written request to the postal address above. Please see the KVKK Data Subject Application Procedure and Form for the permitted methods and required information.

9. Special-category data

Please do not submit health, biometric, genetic, criminal-conviction, political, religious or other special-category data through this form. If such data is genuinely required for a service, TIBA will arrange a separate secure and lawful process.